Firda heeft met IDM een stevige basis voor succes
Hoe zorg je dat accounts en persoonsgegevens veilig blijven na een fusie? Bij Firda was de keuze duidelijk: doorgaan met de vertrouwde IDM-oplossing van OpenText NetIQ en de ondersteuning van IDFocus.
Fusies komen in alle lagen van de maatschappij voor en ook in onderwijsland. Consolidatie en harmonisatie staan hierbij centraal en daar horen keuzes bij op het gebied van bijv. software leerplatformen. Denk onder andere aan Microsoft of Google, leerlingvolgsystemen, hrm-systemen en Identity Management Software. Zo ook bij Firda, ontstaan uit de fusie tussen ROC Friese Poort en het Friesland College.
Ervaring met IDM maakt het verschil
Waar Identity Management Software (IDM) bij sommige PO en VO scholen nog in de kinderschoenen staat, is Firda grotendeels een zeer ervaren gebruiker. Het voormalige ROC Friese Poort (met zo’n 15.000 studenten) had in 2018 namelijk al serieuze stappen op het gebied van IDM gezet. Toen de fusie met het Friesland College in 2023 een feit was, kon Firda kiezen. Verder gaan met de bewezen IDM-oplossing van ROC Friese Poort of de net geïmplementeerde IDM-oplossing van het Friesland College, dan wel opnieuw beginnen. Gezien hun positieve ervaringen, het kostenplaatje en de flexibiliteit was de keuze voor de eerste optie snel gemaakt. Iets waar Firda nog steeds volledig achter staat.
Hoe IDM binnen Firda werkt
“Gebaseerd op OpenText (voorheen Novell) beschikten we al over een goed werkend IDM-systeem waar IDFocus vanaf de basis bij betrokken is geweest”, vertelt Robert Blom, senior IT-beheerder binnen Firda. “Aan deze IDM-oplossing hangen twee belangrijke bronsystemen“, te weten AFAS voor de personeelsadministratie en Eduarte voor de studentenadministratie. Bij indiensttreding of start van de studie moet men een account aanmaken in de Active Directory, wat wordt weggeschreven naar Azure. En eigenlijk is dat het enige dat medewerkers of studenten echt ‘merken’ van het IDM-systeem. Behalve natuurlijk dat hun persoonsgegevens veilig zijn.”
Privacy en veiligheid geborgd
Peter Kingma, teamleider backoffice van ICT en Informatievoorziening, vult aan. “Onze opleiding maakt gebruik van het mbo-kader. Dit is een raamwerk voor scholen om mbo-programma’s te ontwerpen en beheren. Daar hoort ook het IBP-normenkader bij, specifiek bedoeld om de privacy en beveiliging van persoonsgegevens van studenten, docenten en medewerkers te waarborgen. De lifecycle van accounts is binnen onze IDM-oplossing zo ingesteld dat het account van medewerkers op de dag van uitdiensttreding automatisch wordt afgesloten. Voor studenten duurt dat bij het beëindigen van hun studie een paar dagen.“
Bewustwording is sleutel tot succes
Dit alles impliceert dus wel dat de personeelsadministratie en de studentenadministratie up-to-date moeten zijn. Informeer dus je medewerkers van de administratie over het belang van IDM. En maak ze ook bewust van de risico’s als het systeem niet up-to-date is. Want dit heeft allemaal invloed op het gebruik en het succes van de IDM-oplossing.”
Migratie pas na solide IDM-basis
Mede vanwege de fusie stond Firda voor een grote Microsoft-migratie. Maar men wilde eerst de IDM-oplossing in orde hebben, zodat de basis voor de nieuwe omgeving goed was. Robert Blom: “IDFocus ondersteunt ons op diverse vlakken bij onze IDM-oplossing en beheert onder andere de koppelingen met de bronsystemen. Vanwege de migratie hebben we gedurende een langere periode intensief samengewerkt met de mensen van IDFocus. De lijntjes met Rijswijk zijn kort; één belletje en het wordt geregeld. Daarnaast beschikten we enige tijd zelfs over een vaste consultant van IDFocus. Dit alles heeft er mede toe geleid dat de Microsoft-migratie uitermate soepel is verlopen. En nu alles draait zoals het moet, zijn we weer terug naar een samenwerking op projectbasis. Met nog steeds korte lijntjes en een fijn contact met het team van IDFocus.”
IDM blijft in ontwikkeling
Ook al is Firda een ervaren gebruiker, IDM staat nooit stil, erkent ook Peter Kingma. “We blijven continu kijken naar mogelijkheden om IDM uit te breiden én te vereenvoudigen. Zo onderzoeken we momenteel samen met IDFocus hoe we de rollen en rechten voor het gebruik van bepaalde gegevens nog eenvoudiger kunnen toekennen. Daarnaast is governance een onderdeel waar we voor onze school verbeterpunten zien. Want IDM blijft zich ontwikkelen.”
Over Firda
Firda is een school voor middelbaar beroepsonderwijs (mbo), voorgekomen uit de fusie tussen ROC Friese Poort en het Friesland College. Firda biedt vakonderwijs in Friesland en noordelijk Flevoland en heeft circa 25.000 studenten. Sinds 2023 is Firda een Unesco-school. Op dit moment zijn in Nederland 75 scholen lid van het Unesco-scholennetwerk, maar wereldwijd maken bijna 10.000 scholen deel uit van dit netwerk, van primair onderwijs tot en met hbo. Deze scholen besteden aandacht aan de Unesco-thema’s Intercultureel leren’, ‘Vrede en Mensenrechten’, ‘Duurzame ontwikkeling’ en ‘Wereldburgerschap’. Thema’s die helemaal passen bij de Global Goals en de koers van Firda.
De casestudy van Firda nog eens rustig nalezen? Download dan hier de PDF.