Vandaag de dag is de digitale identiteit niet meer weg te denken, zeker ook op scholen. Denk maar aan het inloggen op het wifinetwerk, toegang tot digitale lesmaterialen en behaalde resultaten, het gebruik van de printer, het openen van het kluisje en het betalen in de kantines. Maar is het altijd nodig en wenselijk om alle gegevens te noteren en moet iedereen altijd toegang hiertoe hebben? Zie hier de essentie van Identity Management.

Toen het ROC Da Vinci College in Dordrecht naar aanleiding van een aanbesteding koos voor Osiris MBO als nieuw studenteninformatiesysteem, wilde men ook een state-of-the art en bovenal veilige IDM-koppeling aan dit systeem. ‘De school en ook KIEN waren al bekend met Identity Management in combinatie met onderwijs informatiesysteem Eduarte. Tijden veranderen en daardoor ook de behoeften van student, leerkracht, administratie en ouders’ vertelt Maarten Wagenmakers van KIEN, de ICT-coöperatie van 9 schoolbesturen in Zuid-Holland. Bovenal zochten we een kennispartner met focus op het product Net IQ. MicroFocus bracht ons in contact met IDFocus.Zij hebben als IDM-consultants ruime ervaring binnen het onderwijs én ervaring met NetIQ.’

Voordat IDFocus aan de slag ging met de koppeling aan Osiris, zijn uitgebreide gesprekken met diverse betrokkenen gevoerd. Want zo’n informatiesysteem staat eigenlijk in het hart van de school. ‘En dan zie je dat IDFocus niet alleen de (AVG-)kennis en documentatie op en top voor elkaar heeft, maar ook de menselijke kant van IDFocus is geweldig’, vervolgt Maarten Wagenmakers. ‘Ze hebben ons in die gesprekken laten zien, dat het echt niet nodig is zoveel mogelijk gegevens bij elkaar te harken. Zo voorkom je dat mensen toegang tot gegevens krijgen, waar ze helemaal geen toegang tot hoeven of mogen hebben. Personeelszaken heeft andere gegevens nodig dan de financiële administratie of de leerlingenadministratie!’

‘In die voorbereidende fase gaf IDFocus duidelijk aan wanneer ze met welke personen rond de tafel wilden zitten en waarom. IDFocus werkt echt sámen met de klant en deelt ook kennis. Toen we wilden gaan testen, was het Da Vinci college (terecht) zeer zorgvuldig met de gegevens van de leerlingen. Daarop kon IDFocus goed aangeven hoe en waarom met deze gegevens getest zou worden. IDFocus bewees eens te meer, dat ze ethisch goed omgaan met techniek.’

‘Rond kerst ging de IDM-koppeling aan Osiris live. Zo’n overgang heeft natuurlijk een enorme impact op de organisatie, maar het ging vlekkeloos. En dat is te danken aan de juiste en gedegen voorbereiding, onder leiding van IDFocus. Wil je als school een kwalitatief en werkbaar IDM-systeem, dan moet je voldoende tijd nemen voor die voorbereidende fase. Want je eigen documentatie in orde maken, de gesprekken met alle betrokken partijen én het durven benoemen van pijnpunten, vraagt de nodige tijd en inspanning. IDFocus hield de regie en zorgde voor een werkbare planning. Met als resultaat kwalitatieve Identity Managementsoftware die jou alleen toegang tot de vooraf bepaalde gegevens geeft. Toegang die begint met een welkomstmail bij aanmelding, eenvoudig zelf je wachtwoord kiezen en een toegang die eindigt als je uit dienst gaat of eindexamen hebt gedaan. Meer en beter kunnen we ons dankzij IDFocus niet wensen.’

KIEN is een ICT-coöperatie van 9 schoolbesturen in Zuid-Holland, dé vraag gestuurde organisatie van ICT-professionals met een onderwijs hart. Met zo’n 40 medewerkers zorgt KIEN (www.kienict.nl) voor alle ondersteuning bij toepassingen op ICT-gebied binnen het primaire onderwijsproces. KIEN ondersteunt deze scholen (primair, speciaal, voortgezet en vervolgonderwijs, met in totaal 3.700 medewerkers en ruim 26.000 leerlingen) met kennis en expertise op het gebied van ICT-techniek, zoals IDM en stimuleert kennisontwikkeling over digitale vaardigheden bij de medewerkers van de leden. Daarnaast bundelt KIEN ook ICT-gerelateerde aanvragen richting leveranciers.

Deze casestudy over KIEN ICT nog eens rustig nalezen? Download dan hier de PDF.

LinkedIn KIEN:  Coöperatie KIEN U.A. | LinkedIn